Con la crescente dipendenza dalla tecnologia per il lavoro e la collaborazione a distanza, è aumentata anche la vulnerabilità alla criminalità informatica. Tra il 2017 e il 2021, i casi di crimini informatici sono passati da 2,9 milioni a 5,76 milioni, con la maggior parte delle denunce legate a frodi. I casi di furto d’identità sono più che triplicati nello stesso periodo. Per questo motivo, sapere come firmare un documento PDF/Word e creare firme elettroniche è essenziale per garantirne la sicurezza e l’autenticità.
Probabilmente ti sarà già capitato di dover firmare un documento elettronico. La prima volta può essere disorientante e potresti aver cercato freneticamente sul web come firmare un file PDF o Word. Ma cos’è esattamente una firma elettronica e come puoi crearne una facilmente? Questa guida ti spiega tutto quello che devi sapere.
Che cos’è una firma elettronica o digitale?
Una firma elettronica è la versione digitale di una firma scritta a mano ed è utilizzata per firmare documenti in formato elettronico. È legalmente vincolante nella maggior parte dei Paesi e viene spesso impiegata per contratti, accordi e altri documenti ufficiali. Nella maggior parte dei casi, una firma elettronica è un’immagine scannerizzata della firma di una persona.
Tuttavia, firme elettroniche più avanzate, chiamate firme digitali, utilizzano tecniche crittografiche per garantire l’autenticità della firma. In generale, le firme elettroniche offrono un modo pratico e sicuro per firmare documenti senza dover usare carta o inchiostro.
Le firme elettroniche sono sicure?
Ogni tipo di firma elettronica ha un livello di sicurezza diverso e alcune richiedono più passaggi di autenticazione di altre. Le firme con più livelli di autenticazione sono spesso più sicure di quelle fisiche, ad esempio, le firme digitali possono essere protette con controlli anti-manomissione ed essere crittografate end-to-end.
Sono accettabili per le esigenze di autenticazione più rigorose e sono legalmente riconosciute come sostituti delle firme manoscritte nella maggior parte delle applicazioni. Per proteggere i tuoi dati personali, un fornitore affidabile di firme elettroniche può offrire protezioni di livello bancario. Le aziende di firma elettronica di terze parti possono richiedere ai firmatari un documento d’identità con foto e dettagli personali per vincolarli legalmente ai contratti firmati.
Se sei preoccupato per la sicurezza dei tuoi documenti e vuoi assicurarti che le firme rimangano nascoste a occhi indiscreti, considera l’uso di una VPN durante l’invio. CyberGhost VPN protegge la tua connessione con crittografia di livello militare, permettendoti di raccogliere firme elettroniche in modo sicuro.
Firme elettroniche vs. firme digitali
Firma elettronica e firma digitale: questi due termini vengono spesso usati come sinonimi, ma non significano esattamente la stessa cosa. Una firma elettronica è semplicemente un’immagine di una firma manoscritta. Una firma digitale, invece, è una firma elettronica che utilizza la crittografia come misura di sicurezza aggiuntiva. Sfrutta la tecnologia della Public Key Infrastructure (PKI), che prevede la creazione e l’archiviazione sicura delle chiavi.
Nella maggior parte dei casi, una firma elettronica è sufficiente, ma per contratti più sicuri sono generalmente richieste firme digitali certificate.
Come creare una firma elettronica
Con l’aumento dell’uso delle firme digitali negli ambienti di lavoro da remoto, sapere come creare una firma elettronica è più importante che mai. Ti spiegheremo come firmare un documento PDF o Word, come creare una firma elettronica in Word, Adobe Fill & Sign e tramite software di autenticazione di terze parti.
Come creare una firma elettronica in Word
Se cerchi un modo economico per creare firme elettroniche, usare Microsoft Word o programmi simili può essere una buona opzione. Anche se firmare documenti in Word potrebbe sembrare obsoleto, il programma offre diverse opzioni per farlo. Ecco tre metodi per aggiungere una firma in un file .doc o .docx.
- Scansiona la tua firma scritta a mano. Questo è il metodo più tradizionale (e scomodo) per aggiungere una firma digitale. Scatta una foto della tua firma su carta e scansionala con una stampante. Una volta caricata sul computer, puoi inserirla in qualsiasi documento Word utilizzando la funzione “inserisci” o semplicemente copiando e incollando l’immagine.
- Usa la funzione “Disegna”. Se il tuo dispositivo supporta una penna digitale, questo metodo è perfetto. In alternativa, puoi usare anche il mouse o il touchpad. Basta cliccare sulla scheda “Disegna” e scegliere il colore desiderato per la firma. Poi, puoi firmare direttamente sullo schermo con la penna digitale o usare il cursore per scrivere la tua firma.
- Inserisci → Testo → Firma. Nella scheda “Inserisci”, sotto le opzioni di “Testo”, troverai “Aggiungi riga della firma”. Cliccandoci sopra, apparirà una finestra in cui inserire i dettagli del firmatario.
Firma elettronica su PDF con Adobe Acrobat
La versione gratuita di Adobe Acrobat offre molte funzionalità utili, tra cui la possibilità di creare facilmente una firma digitale. Basta aprire il PDF che vuoi firmare e cliccare sui tre puntini orizzontali situati sul lato destro della barra degli strumenti superiore. Nel menu a tendina troverai l’opzione “Firma”.
Cliccando su questa opzione, vedrai due scelte: “Aggiungi firma” o “Aggiungi iniziali”. Seleziona “Aggiungi firma” e inserisci la tua firma nella casella che apparirà.
Utilizzo di altri programmi Adobe
Anche se Adobe Acrobat è un metodo efficiente per firmare documenti su desktop, Adobe offre anche applicazioni per dispositivi Android e Apple. Quindi, se devi firmare documenti su tablet, smartphone o iPad, puoi scaricare Adobe Acrobat Sign o Adobe Fill and Sign.
Adobe Acrobat Sign. Con Acrobat Sign puoi inviare, firmare, gestire e archiviare documenti e moduli utilizzando firme elettroniche valide. Puoi firmare documenti, richiedere firme da altre persone e monitorare il processo di firma tramite le applicazioni online o mobili.
Adobe Fill and Sign. Crea un account con Adobe Sign. Dopo averlo fatto, puoi caricare il tuo file PDF sulla piattaforma. Adobe Sign genererà un link che potrai condividere con chi deve firmare il documento. Quando gli utenti cliccheranno sul link, verranno indirizzati a una pagina dove potranno inserire il loro nome e creare la firma.
Una volta raccolte tutte le firme necessarie, Adobe Sign ti invierà una notifica per permetterti di scaricare il documento completato.
Creare una firma digitale con Google Docs
A differenza di Microsoft Word, Google Docs è completamente gratuito e disponibile per chiunque abbia un account Google. Per firmare un documento con Google Docs, segui questi semplici passaggi:
- Apri il documento che desideri firmare in Google Docs.
- Clicca su “Inserisci” nella barra degli strumenti in alto.
- Seleziona “Disegno” dal menu a tendina.
- Seleziona “Nuovo” per aprire la casella di disegno.
- Usa il mouse o il touchscreen per disegnare la tua firma.
- Clicca su “Salva e chiudi”.
Se il tuo documento è in formato .doc o .docx, puoi aprirlo direttamente con Google Docs. Se è un PDF, dovrai convertirlo prima di aprirlo in Google Docs.
Utilizzo di software per firme digitali
Le firme digitali rappresentano un livello superiore rispetto alle firme elettroniche. Chi firma deve passare attraverso un mediatore terzo che verifica la sua identità controllando un documento di identità e altre informazioni personali. Questo garantisce che le firme siano autentiche e provenienti dalla persona autorizzata, che sarà quindi legalmente responsabile del contratto firmato.
Poiché queste aziende offrono un ulteriore livello di sicurezza e verifica, i software o i servizi online per le firme digitali non sono solitamente gratuiti.
Se hai bisogno di firmare un documento una tantum, molte piattaforme offrono un periodo di prova gratuita. Ecco alcune delle più utilizzate:
- DocuSign. Con oltre un milione di clienti nel mondo e più di un miliardo di firme raccolte, DocuSign è tra le soluzioni più popolari. Offre una prova gratuita di 30 giorni senza bisogno di una carta di credito, solo con un’email. I piani disponibili sono: Personale ($10/mese), Standard ($25/mese) e Business Pro ($40/mese).
- SignWell. Ha una versione gratuita che permette di firmare fino a tre documenti al mese. I piani a pagamento partono da $8/mese per uso personale e $24/mese per aziende.
- HelloSign. Permette di raccogliere fino a 20 firme su un singolo documento. Se cerchi una soluzione con sicurezza a livello bancario, HelloSign potrebbe essere la scelta giusta. Il piano più economico parte da $15/mese.
- SignEasy. Offre app per iPhone, iPad e Android. Ha un periodo di prova gratuito e i piani personali costano $10/mese (fatturati annualmente) o $15/mese (fatturati mensilmente).
- SignRequest. Semplice e intuitivo, SignRequest è utilizzato da oltre 300.000 persone nel mondo. È gratuito per firmare fino a 10 documenti al mese e offre un periodo di prova di 14 giorni per le versioni a pagamento.
Conclusione
Il cybercrime è aumentato notevolmente negli ultimi anni. La maggior parte delle segnalazioni riguarda frodi o furti di identità. Con il lavoro a distanza sempre più diffuso, cresce la necessità di soluzioni digitali sicure per ogni aspetto professionale. Per questo, sapere come firmare un PDF o un documento Word è essenziale per lavorare in modo efficace ovunque.
Se temi che la tua firma possa essere compromessa, proteggi la tua rete con CyberGhost VPN. Il nostro VPN offre crittografia di livello militare per permetterti di firmare documenti senza paura di frodi o furti di identità.
FAQ
Una firma elettronica è una versione digitalizzata di una firma autografa tradizionale. Può essere utilizzata per firmare documenti digitali, inclusi contratti o accordi in formato PDF e Word. Puoi crearla utilizzando Microsoft Word o Adobe Acrobat e inviarla in sicurezza con una VPN.
Esistono diversi modi per creare firme elettroniche. Puoi farlo manualmente in MS Word o modificando documenti PDF su Adobe Acrobat o Internet Explorer. In alternativa, puoi iscriverti a un servizio di firma digitale di terze parti per garantire maggiore sicurezza e autenticità. Alcuni dei provider più conosciuti includono DocuSign, SignWell e HelloSign.
Sì, puoi creare firme elettroniche gratuitamente modificando i tuoi documenti Word o PDF e utilizzando le loro funzioni di firma integrate. Se desideri creare una firma digitale autenticata gratuitamente, puoi approfittare del periodo di prova offerto da una piattaforma di firma digitale.
In alcuni casi, è sufficiente fornire una firma elettronica digitata. Tuttavia, alcuni contratti potrebbero richiedere una firma digitale scritta a mano, che assomigli alla tua firma tradizionale. CyberGhost VPN cripta la tua connessione quando invii documenti firmati importanti.
Lascia un commento