Mit der zunehmenden Abhängigkeit von Technologie für Arbeit und Zusammenarbeit über Distanzen hinweg ist auch das Risiko für Cyberkriminalität gestiegen. Zwischen 2017 und 2021 stieg die Zahl der Cyberverbrechen von 2,9 Millionen auf 5,76 Millionen, wobei der Großteil der Vorfälle mit Betrug zu tun hatte. Fälle von Identitätsdiebstahl haben sich in diesem Zeitraum mehr als verdreifacht. Deshalb ist es entscheidend, zu wissen, wie man ein PDF/Word-Dokument unterschreibt und wie man eine elektronische Signatur erstellt, um deren Sicherheit und Authentizität zu gewährleisten.
Wahrscheinlich musstest du bereits ein elektronisches Dokument unterschreiben. Vielleicht erinnerst du dich noch daran, dass es beim ersten Mal etwas verwirrend war und du erst im Internet nach Anleitungen suchen musstest, um herauszufinden, wie man ein PDF/Word-Dokument signiert. Aber was genau ist eine elektronische Signatur und wie kannst du ganz einfach eine erstellen? In diesem Leitfaden erfährst du alles, was du wissen musst.
Was ist eine digitale oder elektronische Signatur?
Allerdings gibt es auch fortschrittlichere elektronische Signaturen – sogenannte digitale Signaturen –, die kryptografische Techniken nutzen, um ihre Authentizität zu gewährleisten. Insgesamt bieten elektronische Signaturen eine praktische und sichere Möglichkeit, Dokumente ohne Papier oder Tinte zu unterzeichnen.
Sind elektronische Signaturen sicher?
Je nach Art der elektronischen Signatur gibt es unterschiedliche Sicherheitsstufen – einige erfordern mehr Authentifizierungsmaßnahmen als andere. Signaturen mit mehreren Authentifizierungsstufen sind oft sicherer als physische Unterschriften, denn digitale Signaturen können mit Manipulationsschutz versehen und durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesichert werden.
Sie erfüllen selbst die höchsten Sicherheitsanforderungen und sind in den meisten Fällen als Ersatz für handschriftliche Unterschriften zulässig. Um deine persönlichen Daten zu schützen, kannst du einen vertrauenswürdigen e-Signatur-Anbieter nutzen, der Bankensicherheitsstandards erfüllt. Drittanbieter für e-Signaturen verlangen oft eine Foto-ID und persönliche Daten von Unterzeichnern, um sie rechtlich an die unterzeichneten Verträge zu binden.
Falls du dir Sorgen um die Sicherheit deiner Dokumente machst und sicherstellen möchtest, dass deine Signaturen vor unbefugten Zugriffen geschützt sind, solltest du beim Versenden eine VPN-Verbindung nutzen. CyberGhost VPN schützt deine Verbindung mit starker Verschlüsselung, sodass du elektronische Signaturen sicher sammeln kannst.
Elektronische Signaturen vs. digitale Signaturen
In vielen Fällen reicht eine elektronische Signatur aus, doch für besonders sensible Verträge sind authentifizierte digitale Signaturen erforderlich.
Wie erstelle ich eine elektronische Signatur?
Da digitale Signaturen immer häufiger in Remote-Teams genutzt werden, ist es wichtiger denn je, zu wissen, wie man eine elektronische Signatur erstellt. Wir zeigen dir, wie du ein PDF/Word-Dokument signierst, eine elektronische Signatur in Word hinzufügst, Adobe Fill & Sign verwendest und Drittanbieter-Authentifizierungssoftware nutzt.
Elektronische Signatur in Word erstellen
Für alle, die eine kostengünstige Möglichkeit suchen, eine elektronische Signatur zu erstellen, kann Microsoft Word eine gute Wahl sein. Auch wenn es etwas altmodisch erscheinen mag, bietet Word verschiedene Methoden, um Dokumente zu signieren. Hier sind drei Wege, um eine Signatur in einer Doc.- oder Docx.-Datei einzufügen.
- Handschriftliche Signatur scannen. Das ist definitiv die klassischste (und umständlichste) Methode, um eine digitale Signatur hinzuzufügen. Schreibe deine Unterschrift auf Papier, mache ein Foto davon und scanne es mit einem Drucker auf deinen Computer. Danach kannst du die Datei über die „Einfügen“-Funktion oder per Copy & Paste in jedes Word-Dokument integrieren.
- Die Zeichnen-Funktion nutzen. Diese Methode eignet sich besonders gut, wenn dein Gerät einen digitalen Stift unterstützt – aber auch mit Maus oder Touchpad funktioniert es. Klicke einfach auf den Tab „Zeichnen“ und wähle eine Farbe aus. Dann kannst du deine Signatur direkt mit einem Stift auf dem Touchscreen setzen oder mit der Maus nachzeichnen. Beachte, dass die Unterschrift mit einer Maus etwas unordentlich wirken kann.
- Einfügen → Text → Signaturzeile. Unter den „Text“-Optionen im „Einfügen“-Tab findest du die Funktion „Signaturzeile hinzufügen“. Wenn du darauf klickst, erscheint ein Dialogfeld, in dem du die Details des Unterzeichners eingeben kannst. Danach erscheint eine Linie im Dokument, die angibt, dass hier eine Signatur erforderlich ist. Um zu unterschreiben, klickst du mit der rechten Maustaste auf die Linie und wählst „Unterschreiben“. Anschließend kannst du ein Bild deiner Signatur hochladen.
Elektronische Signatur für PDFs mit Adobe Acrobat
Die kostenlose Version von Adobe Acrobat bietet viele nützliche Funktionen, darunter die Möglichkeit, eine digitale Signatur zu erstellen. Öffne einfach das PDF, das du unterschreiben möchtest, und klicke auf die drei waagerechten Punkte in der rechten oberen Symbolleiste. Im Dropdown-Menü findest du die Option „Signieren“.
Wenn du darauf klickst, erscheinen die Optionen „Signatur hinzufügen“ oder „Initialen hinzufügen“. Wähle „Signatur hinzufügen“ und gib deine Unterschrift in das angezeigte Feld ein.
Andere Adobe-Programme nutzen
Während die normale Adobe Acrobat-App eine effiziente Möglichkeit bietet, Dokumente auf dem Desktop zu signieren, stellt Adobe auch Apps für Android- und Apple-Geräte bereit. Falls du Dokumente auf deinem Tablet, Smartphone oder iPad unterschreiben musst, kannst du Adobe Acrobat Sign oder Adobe Fill & Sign herunterladen.
Adobe Acrobat Sign. Mit Acrobat Sign kannst du Dokumente und Formulare mit gültigen elektronischen Signaturen versenden, signieren, verwalten und archivieren. Du kannst entweder die Online-Version oder die mobile App nutzen, um Dokumente zu unterzeichnen, Unterschriften von anderen einzuholen und den Signaturprozess zu verfolgen.
Adobe Fill & Sign. Erstelle ein Konto bei Adobe Sign. Danach kannst du deine PDF-Datei auf die Plattform hochladen. Adobe Sign generiert dann einen Link, den du mit anderen Personen teilen kannst, die das Dokument unterschreiben müssen. Sobald sie auf den Link klicken, werden sie auf eine Seite weitergeleitet, auf der sie ihren Namen eingeben und ihre Signatur erstellen können.
Nachdem alle erforderlichen Signaturen gesammelt wurden, erhältst du eine Benachrichtigung von Adobe Sign und kannst das fertig signierte Dokument herunterladen.
Digitale Signatur mit Google Docs erstellen
Anders als Microsoft Word ist Google Docs völlig kostenlos und für jeden mit einem Google-Konto zugänglich. Um ein Dokument mit Google Docs zu signieren, folge diesen einfachen Schritten:
- Öffne das Dokument, das du signieren möchtest, in Google Docs.
- Klicke im oberen Menü auf „Einfügen“.
- Wähle „Zeichnung“ aus dem Dropdown-Menü.
- Klicke auf „Neu“, um das Zeichenfeld zu öffnen.
- Nutze deine Maus oder den Touchscreen, um deine Signatur zu zeichnen.
- Klicke auf „Speichern und schließen“.
Falls dein Dokument eine Doc.- oder Docx.-Datei ist, kannst du es direkt in Google Docs öffnen. Handelt es sich um ein PDF, musst du es vorher konvertieren, bevor du es in Google Docs bearbeiten kannst.
Digitale Signatur-Software nutzen
Digitale Signaturen sind die sicherste Form elektronischer Signaturen. Dabei müssen Unterzeichner ihre Identität über einen Drittanbieter bestätigen, indem sie beispielsweise einen Ausweis oder persönliche Daten vorlegen. So wird sichergestellt, dass die Signaturen echt sind und von der richtigen Person stammen, die dann auch rechtlich an die Vertragsbedingungen gebunden ist.
Da diese Anbieter zusätzliche Sicherheits- und Verifizierungsdienste bereitstellen, sind digitale Signatur-Software oder Abonnements meist nicht kostenlos.
Falls du nur einmalig ein Dokument signieren musst, bieten viele dieser Dienste eine kostenlose Testphase an. Hier sind einige beliebte Plattformen für digitale Signaturen:
- DocuSign. Über eine Milliarde Menschen weltweit haben bereits mit DocuSign signiert. Die Plattform bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkartenangabe – es wird lediglich eine E-Mail-Adresse benötigt. Es gibt drei Abo-Modelle: Personal (10 USD/Monat), Standard (25 USD/Monat) und Business Pro (40 USD/Monat).
- SignWell. Die kostenlose Version ermöglicht das Signieren von bis zu drei Dokumenten pro Monat. Die kostenpflichtigen Abos starten bei 8 USD pro Monat für Einzelpersonen und 24 USD für Unternehmen.
- HelloSign. Diese Plattform erlaubt es, bis zu 20 Unterschriften in einem einzigen Dokument zu sammeln. Sie bietet bankentaugliche Sicherheitsstandards und beginnt bei 15 USD pro Monat.
- SignEasy. Unterstützt mobile Apps für iPhone, iPad und Android. Es gibt eine kostenlose Testphase, danach kostet das Abo 10 USD pro Monat (jährliche Abrechnung) oder 15 USD pro Monat (monatliche Abrechnung).
- SignRequest. Diese Plattform ist bekannt für ihre einfache Bedienung und wird von über 300.000 Menschen genutzt. Bis zu 10 Dokumente pro Monat können kostenlos signiert werden, und es gibt eine 14-tägige Testphase für die kostenpflichtigen Versionen.
Fazit
Cyberkriminalität hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen. Ein Großteil der gemeldeten Fälle betrifft Betrug oder Identitätsdiebstahl. Da immer mehr Menschen remote arbeiten, wächst der Bedarf an digitalen Lösungen für alle Bereiche der Arbeit. Deshalb ist es unerlässlich zu wissen, wie man ein PDF/Word-Dokument signiert und eine elektronische Signatur erstellt, um effizient über Distanzen hinweg zu arbeiten. Mit den hier vorgestellten Methoden kannst du problemlos Verträge für die Arbeit oder andere Vereinbarungen digital unterschreiben.
Falls du dir Sorgen machst, dass deine Signatur in falsche Hände geraten könnte, sichere dein Netzwerk mit CyberGhost VPN. Unser VPN bietet eine sichere Verschlüsselung, sodass du Dokumente sicher unterschreiben kannst – ohne Angst vor Betrug oder Identitätsdiebstahl.
FAQ
Eine elektronische Signatur ist eine digitalisierte Version einer handschriftlichen Unterschrift. Sie kann zur Signierung digitaler Dokumente verwendet werden, darunter PDF- und Word-Verträge oder Vereinbarungen. Du kannst sie mit Microsoft Word oder Adobe Acrobat erstellen und sicher mit einem VPN versenden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine elektronische Signatur zu erstellen. Du kannst sie manuell in MS Word hinzufügen oder ein PDF-Dokument mit Adobe Acrobat oder im Browser bearbeiten. Alternativ kannst du auch einen Drittanbieter für digitale Signaturen nutzen, um zusätzliche Sicherheit und eine verifizierte Authentizität zu gewährleisten. Zu den beliebten Anbietern gehören DocuSign, SignWell und HelloSign.
Ja, du kannst eine elektronische Signatur kostenlos erstellen, indem du deine Word- oder PDF-Dokumente bearbeitest und deren Signaturfunktionen nutzt. Falls du eine verifizierte digitale Signatur kostenlos erstellen möchtest, kannst du eine kostenlose Testphase auf einer Plattform für digitale Signaturen nutzen.
In manchen Fällen reicht eine getippte digitale Signatur aus. Allerdings verlangen einige Verträge eine handschriftliche, digitale Signatur, die deiner regulären Unterschrift ähnelt. CyberGhost VPN verschlüsselt deine Verbindung, wenn du wichtige, unterschriebene Dokumente versendest.
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