Cada vez dependemos más de la tecnología para realizar nuestro trabajo y colaborar con compañeros a distancia, pero también ha aumentado la vulnerabilidad ante el cibercrimen. Entre 2017 y 2021, los casos de ciberdelitos pasaron de 2,9 millones a 5,76 millones, siendo la mayoría de las denuncias relacionadas con fraudes. En ese mismo período, los casos de robo de identidad se triplicaron. Por ello, saber cómo firmar un PDF o un documento de Word y cómo crear firmas electrónicas es fundamental para garantizar su seguridad y autenticidad.
Seguramente en algún momento has tenido que firmar un documento electrónico. Así que tal vez recuerdes que la primera vez puede ser algo confusa y que tuviste que buscar en internet cómo firmar un PDF o un documento de Word. Pero, ¿qué es exactamente una firma electrónica y cómo puedes crear una fácilmente? En esta guía te contamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es una firma electrónica o digital?
Una firma electrónica es una versión digital de una firma manuscrita que se utiliza para firmar documentos de forma electrónica. Son legalmente vinculantes en la mayoría de los países y se emplean con frecuencia en contratos, acuerdos y otros documentos oficiales. En la mayoría de los casos, una firma electrónica es una imagen escaneada de la firma de una persona.
Sin embargo, las firmas electrónicas más avanzadas, conocidas como firmas digitales, emplean técnicas criptográficas para garantizar su autenticidad. En general, las firmas electrónicas son una forma cómoda y segura de firmar documentos sin necesidad de papel ni tinta.
¿Son seguras las firmas electrónicas?
Cada tipo de firma electrónica tiene un nivel de seguridad diferente, y algunas requieren más autenticación que otras. En general, las firmas con múltiples pasos de verificación suelen ser más seguras que las firmas físicas. Por ejemplo, las firmas digitales pueden incluir controles a prueba de manipulaciones y contar con cifrado de extremo a extremo.
Son aceptadas para los requisitos de autenticación más exigentes y pueden reemplazar legalmente las firmas manuscritas en la mayoría de las aplicaciones. Para proteger tus datos personales, un proveedor de firmas electrónicas confiable y seguro puede ofrecerte una protección de nivel bancario. Las empresas de firma electrónica de terceros pueden solicitar una identificación con foto y datos personales a los firmantes para que queden legalmente vinculados a los contratos que firman.
Si te preocupa la seguridad de tus documentos y quieres asegurarte de que tus firmas se mantengan ocultas de usuarios no autorizados, considera usar un VPN al enviarlas. CyberGhost VPN protege tu conexión con cifrado de grado militar, para que puedas recopilar firmas electrónicas de forma segura.
Firma electrónica vs. firma digital
Los términos “firma electrónica” y “firma digital” suelen usarse indistintamente, pero no son exactamente lo mismo. Una firma electrónica es, básicamente, una imagen o representación digital de una firma manuscrita. En cambio, una firma digital es un tipo de firma electrónica que incorpora cifrado como una medida de seguridad adicional. Utiliza una Infraestructura de Clave Pública (PKI, por sus siglas en inglés), que permite la generación y el almacenamiento de firmas electrónicas.
En muchos casos, una firma electrónica es suficiente, pero para contratos que requieren una seguridad más estricta, las firmas digitales autenticadas son la mejor opción.
Cómo crear una firma electrónica
Con el auge de las firmas digitales en equipos de trabajo remoto, saber cómo crear una firma electrónica es más importante que nunca. A continuación, veremos cómo firmar un documento en PDF o Word, cómo crear una firma electrónica en Word, Adobe Fill and Sign y con software de autenticidad de terceros.
Cómo crear una firma electrónica en Word
Si buscas una opción económica para crear firmas electrónicas, Microsoft Word y otros programas similares pueden ser una buena alternativa. Aunque usar Word para firmar documentos puede parecer un método antiguo, sigue ofreciendo varias opciones para hacerlo. Aquí te mostramos tres formas de agregar una firma en un archivo .doc o .docx.
- Escanea tu firma manuscrita. Este es, sin duda, el método más clásico (y un poco incómodo). Primero, firma en papel y toma una foto de tu firma. Luego, escanéala con una impresora y guárdala en tu computadora. Una vez que tengas el archivo, simplemente insértalo en cualquier documento de Word usando la opción “Insertar” o copiándolo y pegándolo.
- Usa la función de dibujo. Si tu dispositivo admite lápiz digital, este método es ideal. Si no, también puedes usar el mouse o el touchpad. Ve a la pestaña “Dibujar” y elige el color que prefieras. Luego, usa el lápiz digital o el cursor para escribir tu firma. Eso sí, con el cursor la firma podría quedar un poco más desordenada de lo normal.
- Insertar → Texto → Línea de firma. En la pestaña “Insertar”, dentro de las opciones de “Texto”, encontrarás “Agregar línea de firma”. Al hacer clic, aparecerá un cuadro de diálogo para ingresar los datos del firmante. Luego, se insertará una línea en el documento para la firma. Para firmar, haz clic derecho sobre la línea y selecciona “Firmar”, donde podrás subir una imagen de tu firma.
Firma electrónica en PDFs con Adobe Acrobat
La versión gratuita de Adobe Acrobat tiene muchas funciones útiles, incluida la posibilidad de crear una firma digital fácilmente. Simplemente, abre el PDF que deseas firmar y haz clic en los tres puntos horizontales en la parte derecha de la barra superior. En el menú desplegable verás la opción “firmar”.
Al hacer clic en esta opción, aparecerán las opciones “agregar firma” o “agregar iniciales”. Selecciona “agregar firma” e introduce tu firma en el cuadro que se abrirá.
Uso de otras aplicaciones de Adobe
Si bien la aplicación estándar de Adobe Acrobat es una forma eficiente de firmar documentos en computadoras, Adobe también ofrece aplicaciones para dispositivos Android y Apple. Así que, si necesitas firmar documentos desde tu tableta, teléfono o iPad, puedes descargar Adobe Acrobat Sign o Adobe Fill and Sign.
Adobe Acrobat Sign. Con Acrobat Sign, puedes enviar, firmar, gestionar y archivar documentos y formularios con firmas electrónicas válidas. Puedes usar la versión online o la aplicación móvil para firmar documentos, solicitar firmas de otros y hacer seguimiento del proceso de firma.
Adobe Fill & Sign. Regístrate en Adobe Sign. Una vez hecho esto, puedes subir tu archivo PDF a la plataforma. Adobe Sign generará un enlace que puedes compartir con quienes necesiten firmar el documento. Al hacer clic en el enlace, los destinatarios serán dirigidos a una página donde podrán ingresar su nombre y firmar.
Cuando todas las firmas requeridas se hayan recopilado, Adobe Sign te enviará una notificación para que descargues el documento completo.
Crear una firma digital con Google Docs
A diferencia de Microsoft Word, Google Docs es totalmente gratuito y está disponible para cualquier persona con una cuenta de Google. Para firmar un documento en Google Docs, sigue estos pasos sencillos:
- Abre el documento que deseas firmar en Google Docs.
- Haz clic en “Insertar” en la barra de herramientas.
- Selecciona “Dibujo” en el menú desplegable.
- Selecciona “Nuevo” para abrir la ventana de dibujo.
- Usa el ratón o la pantalla táctil para dibujar tu firma.
- Haz clic en “Guardar y cerrar”.
Si tu documento está en formato .doc o .docx, puedes abrirlo directamente en Google Docs. Si es un PDF, primero tendrás que convertirlo.
Uso de software de firma digital
Las firmas digitales suponen un paso superior a las firmas electrónicas. Para firmar, los usuarios deben pasar por un mediador de terceros que verifica su identidad mediante identificación con foto e información personal. Esto garantiza que las firmas sean auténticas y provengan del firmante legítimo, quien estará legalmente obligado a cumplir los términos del contrato.
Dado que estas empresas brindan seguridad y verificación adicional, los servicios de firma digital generalmente no son gratuitos.
Si solo necesitas firmar un documento puntual, muchas plataformas ofrecen un período de prueba gratuito. Aquí tienes una lista de plataformas populares para crear firmas digitales:
- DocuSign. Con más de un millón de clientes en todo el mundo, más de mil millones de personas han firmado con DocuSign. Ofrece una prueba gratuita de 30 días sin necesidad de tarjeta de crédito, solo necesitas un correo electrónico. Sus planes van desde Personal ($10 USD/mes) hasta Business Pro ($40 USD/mes).
- SignWell. Su versión gratuita permite firmar hasta tres documentos al mes. Los planes personales empiezan en $8 USD/mes y los empresariales en $24 USD/mes.
- HelloSign. Permite recopilar hasta 20 firmas en un solo documento y ofrece seguridad de nivel bancario. Su plan más económico cuesta $15 USD/mes.
- SignEasy. Ofrece apps para iPhone, iPad y Android. Tiene un periodo de prueba gratuito, y su plan personal cuesta $10 USD/mes (anual) o $15 USD/mes (mensual).
- SignRequest. Con más de 300.000 usuarios, es conocido por su simplicidad. Permite firmar hasta 10 documentos al mes de forma gratuita y ofrece una prueba gratuita de 14 días para sus planes de pago.
Conclusión
El cibercrimen ha aumentado significativamente en los últimos años, con la mayoría de los casos relacionados con fraude o robo de identidad. Con el trabajo remoto en auge, es más importante que nunca contar con soluciones digitales seguras.
Si te preocupa la seguridad de tu firma, protege tu conexión con CyberGhost VPN. Nuestro VPN ofrece cifrado de grado militar para que puedas firmar documentos sin miedo a fraudes o robos de identidad.
FAQ
Una firma electrónica es una versión digitalizada de una firma manuscrita. Se utiliza para firmar documentos digitales, incluidos contratos o acuerdos en PDF y Word. Puedes crearla con Microsoft Word o Adobe Acrobat y enviarla de forma segura con una VPN.
Existen varias formas de crear firmas electrónicas. Puedes hacerlo manualmente en MS Word, editando documentos PDF en Adobe Acrobat o incluso en Internet Explorer. También puedes suscribirte a un servicio de firma digital de terceros para obtener mayor seguridad y autenticidad. Algunas plataformas populares incluyen DocuSign, SignWell y HelloSign.
Sí, puedes crear firmas electrónicas gratis editando documentos en Word o PDF y utilizando sus funciones de firma. Si deseas generar una firma digital autenticada sin costo, puedes aprovechar el período de prueba gratuito de alguna plataforma de firma digital.
En algunos casos, basta con escribir una firma digital con texto. Sin embargo, ciertos contratos pueden requerir que tu firma digital se parezca a la manuscrita. CyberGhost VPN protege tu conexión cuando envías documentos firmados importantes.
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