Com o aumento da dependência da tecnologia para o trabalho e a colaboração à distância, a vulnerabilidade ao cibercrime também cresceu. Entre 2017 e 2021, os casos de cibercrime aumentaram de 2,9 milhões para 5,76 milhões, sendo que a maioria das denúncias estava relacionada a fraudes. Os casos de roubo de identidade mais que triplicaram nesse período. Por isso, saber como assinar um documento PDF/Word e como criar assinaturas eletrônicas é essencial para garantir sua segurança e autenticidade.
Você provavelmente já precisou assinar um documento eletrônico em algum momento. Então, talvez saiba que a primeira vez pode ser confusa e que você pode ter recorrido à internet para descobrir como assinar um PDF/Word. Mas o que exatamente é uma assinatura eletrônica e como você pode criar uma facilmente? Este guia cobre tudo o que você precisa saber.
O que é uma assinatura eletrônica ou digital?
Uma assinatura eletrônica é a versão digital de uma assinatura manuscrita e é usada para assinar documentos eletronicamente. Elas são legalmente reconhecidas na maioria dos países e frequentemente utilizadas em contratos, acordos e outros documentos oficiais. Na maioria dos casos, uma assinatura eletrônica é apenas uma imagem escaneada da assinatura de uma pessoa.
No entanto, assinaturas eletrônicas mais sofisticadas, ou assinaturas digitais, utilizam técnicas criptográficas para garantir a autenticidade da assinatura. No geral, as assinaturas eletrônicas oferecem uma forma prática e segura de assinar documentos sem a necessidade de papel ou tinta.
As assinaturas eletrônicas são seguras?
O nível de segurança das assinaturas eletrônicas pode variar, e algumas exigem mais autenticação do que outras. Assinaturas com múltiplas etapas de autenticação costumam ser mais seguras do que assinaturas físicas, pois assinaturas digitais podem ser protegidas por controles à prova de adulteração e contar com criptografia de ponta a ponta.
Elas atendem aos mais rigorosos requisitos de autenticação e são legalmente aceitas para substituir assinaturas manuscritas na maioria das aplicações. Para proteger seus dados pessoais, um provedor de assinaturas eletrônicas confiável pode oferecer um nível de segurança bancária. Empresas terceirizadas de assinaturas eletrônicas exigem que os signatários forneçam documentos de identidade e informações pessoais para vinculá-los legalmente aos contratos assinados.
Se você está preocupado com a segurança dos seus documentos e deseja garantir que as assinaturas fiquem ocultas de visualizações não autorizadas, considere usar uma VPN ao enviá-los. A CyberGhost VPN protege sua conexão com criptografia de nível militar, permitindo que você colete assinaturas eletrônicas com segurança.
Assinaturas eletrônicas vs. assinaturas digitais
Os termos “assinatura eletrônica” e “assinatura digital” são frequentemente usados como sinônimos, mas não significam exatamente a mesma coisa. Uma assinatura eletrônica é simplesmente uma imagem da assinatura manuscrita. Já uma assinatura digital é uma assinatura eletrônica que incorpora criptografia como uma camada extra de segurança. Ela utiliza a Infraestrutura de Chave Pública (PKI), que envolve a criação e o armazenamento seguro de chaves.
Em muitos casos, assinaturas eletrônicas são suficientes, mas contratos que exigem maior segurança normalmente requerem assinaturas digitais autenticadas.
Como criar uma assinatura eletrônica
Com as assinaturas digitais se tornando mais comuns em ambientes de trabalho remoto, saber como criar assinaturas eletrônicas é mais importante do que nunca. Vamos abordar como assinar um documento PDF/Word, como criar uma assinatura eletrônica no Word, no Adobe Fill and Sign e com softwares de autenticação de terceiros.
Como criar uma assinatura eletrônica no Word
Para quem busca formas gratuitas de criar assinaturas eletrônicas, o Microsoft Word ou programas semelhantes podem ser uma boa opção. Embora usar o Word para criar e-assinaturas possa parecer ultrapassado, o programa oferece várias formas de fazer isso. Aqui estão três maneiras de adicionar uma assinatura em um arquivo Doc. ou Docx.
- Escaneie sua assinatura manuscrita. Este é, sem dúvida, o método mais tradicional (e um pouco trabalhoso). Primeiro, tire uma foto da sua assinatura manuscrita e escaneie-a para o computador usando uma impressora. Depois de fazer o upload do arquivo, basta adicioná-lo a qualquer documento do Word usando a função “inserir” ou copiando e colando.
- Use a função de desenho. Esse método é ideal se o seu dispositivo suporta caneta digital, mas você também pode usá-lo com o mouse ou touchpad. Basta clicar na guia “desenhar” e selecionar a cor da assinatura. Depois, use sua caneta digital para assinar diretamente na tela sensível ao toque ou utilize o cursor para escrever sua assinatura. Lembre-se de que assinar com o cursor pode ser desafiador e pode resultar em uma assinatura um pouco irregular.
Assinatura Eletrônica em PDFs com Adobe Acrobat
A versão gratuita do Adobe Acrobat oferece vários recursos úteis, incluindo a possibilidade de criar uma assinatura digital facilmente. Basta abrir o PDF que deseja assinar e clicar nos três pontos horizontais no lado direito da barra de ferramentas superior. Uma das opções do menu suspenso será “Assinar”.
Ao clicar nessa opção, você verá as opções “Adicionar assinatura” ou “Adicionar iniciais”. Selecione “Adicionar assinatura” e insira sua assinatura na caixa que aparecerá.
Usando Outros Programas da Adobe
Embora o Adobe Acrobat padrão seja uma forma eficiente de assinar documentos no desktop, a Adobe também oferece aplicativos para dispositivos Android e Apple. Se precisar assinar documentos em um tablet, celular ou iPad, você pode baixar o Adobe Acrobat Sign ou o Adobe Fill and Sign.
Adobe Acrobat Sign. Com o Acrobat Sign, você pode enviar, assinar, gerenciar e arquivar documentos e formulários com assinaturas eletrônicas válidas. Para assinar documentos, solicitar assinaturas de terceiros e acompanhar o processo de assinatura, você pode usar o aplicativo online ou móvel.
Adobe Fill and Sign. Crie uma conta no Adobe Sign. Depois disso, faça o upload do seu arquivo PDF na plataforma. O Adobe Sign gerará um link que pode ser compartilhado com outras pessoas que precisam assinar o documento. Ao clicar no link, elas serão direcionadas a uma página onde poderão inserir seus nomes e criar suas assinaturas.
Assim que todas as assinaturas necessárias forem coletadas, o Adobe Sign enviará uma notificação para que você possa baixar o documento finalizado.
Criando uma Assinatura Digital no Google Docs
Diferente do Microsoft Word, o Google Docs é totalmente gratuito e acessível para qualquer pessoa com uma conta do Google. Para assinar um documento no Google Docs, siga estes passos simples:
- Abra o documento que deseja assinar no Google Docs.
- Clique em “Inserir” no painel superior.
- Selecione “Desenho” no menu suspenso.
- Selecione “Novo” para abrir a caixa de desenho.
- Use o mouse ou a tela sensível ao toque para desenhar sua assinatura.
- Clique em “Salvar e fechar”.
Se o seu documento estiver em formato Doc. ou Docx., você pode abri-lo diretamente no Google Docs. Se for um PDF, será necessário convertê-lo antes de abri-lo na plataforma.
Usando Software de Assinatura Digital
Assinaturas digitais são um nível acima das assinaturas eletrônicas. Os signatários devem passar por um mediador terceirizado que verifica sua identidade por meio de documentos de identificação e informações pessoais. Isso garante que as assinaturas sejam autênticas e que a pessoa assinando seja legalmente responsável pelo contrato.
Como essas empresas fornecem um serviço adicional de segurança e verificação, o software ou a assinatura de um serviço de assinatura digital geralmente não é gratuito.
Se você precisa assinar um documento único, muitas plataformas oferecem períodos de teste gratuitos. Aqui estão algumas opções populares para criar assinaturas digitais:
- DocuSign. Com mais de um milhão de clientes ao redor do mundo, mais de um bilhão de pessoas já assinaram documentos com o DocuSign. Ele oferece um teste gratuito de 30 dias sem a necessidade de um cartão de crédito – basta um e-mail. Há três planos: Pessoal (USD$10/mês), Standard (USD$25/mês) e Business Pro (USD$40/mês).
- SignWell. Possui uma versão gratuita que permite assinar até três documentos por mês. Os planos pessoais começam a partir de USD$8/mês e os planos empresariais a partir de USD$24/mês.
- HelloSign. Com recursos que permitem coletar até 20 assinaturas em um único documento, o HelloSign oferece um nível de segurança elevado. Se você busca proteção em nível bancário, vale a pena considerar. O plano mais barato custa USD$15/mês.
- SignEasy. Este serviço inclui aplicativos móveis para iPhone, iPad e Android. Oferece um período de teste gratuito, e usuários individuais podem se inscrever por USD$10/mês (cobrança anual) ou USD$15/mês (cobrança mensal).
- SignRequest. Conhecido por sua simplicidade, o SignRequest tem mais de 300.000 usuários no mundo todo. É totalmente gratuito para até 10 documentos por mês, o que é uma grande vantagem. Também oferece um teste gratuito de 14 dias para planos pagos.
Considerações Finais
O cibercrime aumentou significativamente nos últimos anos, e a maioria das denúncias envolve fraudes ou roubo de identidade. Com a força de trabalho global cada vez mais remota, cresce a necessidade de soluções digitais inteligentes. Por isso, saber como assinar um PDF/Word e criar uma assinatura eletrônica é essencial para trabalhar com eficiência. Com os métodos apresentados aqui, você poderá assinar contratos e outros acordos com facilidade.
Se você se preocupa com a segurança da sua assinatura, proteja sua rede com a CyberGhost VPN. Nossa VPN oferece criptografia de nível militar para que você possa assinar documentos sem medo de fraude ou roubo de identidade.
FAQ
Existem várias formas de criar assinaturas eletrônicas. Você pode fazer isso manualmente no MS Word, editando documentos PDF no Adobe Acrobat ou no Internet Explorer. Também é possível assinar um serviço de software de assinatura digital de terceiros para garantir mais segurança e autenticidade. Alguns dos provedores mais populares incluem DocuSign, SignWell e HelloSign.
Sim, é possível criar assinaturas eletrônicas gratuitamente editando seus documentos do Word ou PDF e utilizando os recursos de assinatura disponíveis. Se quiser criar uma assinatura digital autenticada sem custos, você pode aproveitar um período de teste gratuito em uma plataforma de assinatura digital.
Em alguns casos, uma assinatura digital digitada é suficiente. No entanto, certos contratos podem exigir que você forneça uma assinatura digital manuscrita semelhante à sua assinatura regular. A CyberGhost VPN criptografa sua conexão ao enviar documentos assinados importantes.
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