Avec la montée en puissance du travail à distance et des outils numériques collaboratifs, la cybercriminalité explose. Entre 2017 et 2021, les cas recensés ont bondi de 2,9 à 5,76 millions, la majorité étant liés à des fraudes. L’usurpation d’identité, en particulier, a plus que triplé sur cette période. Protéger ses documents numériques n’est donc plus une option, mais une nécessité.
Savoir signer un document PDF ou Word et créer une signature électronique fiable est essentiel pour garantir l’authenticité et la sécurité de vos échanges. Si vous avez déjà dû apposer une signature électronique, vous avez peut-être été perdu au départ et cherché des solutions en ligne. Qu’est-ce qu’une signature électronique ? Comment en créer une facilement ? Ce guide vous donne toutes les clés pour sécuriser vos documents en toute simplicité.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ou numérique ?
Une signature électronique est une version numérique d’une signature manuscrite permettant de signer des documents sans impression ni envoi postal. Juridiquement reconnue dans de nombreux pays, elle est largement utilisée pour les contrats, accords et documents officiels.
Il existe plusieurs types de signatures électroniques. La plus simple consiste en une image scannée d’une signature manuscrite, mais elle n’offre aucune garantie de sécurité. En revanche, une signature numérique repose sur un chiffrement avancé pour vérifier l’identité du signataire et garantir l’intégrité du document. Ce procédé assure que le contenu n’a pas été modifié après la signature, offrant ainsi une solution plus fiable et sécurisée pour les échanges numériques.
Les signatures électroniques sont-elles sécurisées ?
Le niveau de sécurité d’une signature électronique dépend du type de protection utilisé. Certaines exigent une simple confirmation par e-mail, tandis que d’autres nécessitent plusieurs étapes d’authentification, ce qui les rend plus sûres qu’une signature manuscrite classique.
Les signatures numériques sont les plus sécurisées. Elles utilisent un chiffrement avancé pour s’assurer que le document n’a pas été modifié après la signature et qu’il est bien associé au bon signataire. C’est pourquoi elles sont légalement reconnues dans de nombreux pays et utilisées pour des contrats et des documents officiels.
Pour éviter les risques de fraude, il est conseillé de choisir un service de signature électronique fiable, qui protège les documents avec des mesures de sécurité de niveau bancaire. Ces plateformes demandent souvent une pièce d’identité pour garantir l’authenticité de la signature et du signataire.
Si vous envoyez des documents sensibles, il est aussi recommandé d’utiliser un VPN. Il chiffre votre connexion Internet et empêche des tiers d’accéder à vos fichiers, vous assurant ainsi un transfert plus sécurisé.
Différence entre signature électronique et signature numérique
Les termes « signature électronique » et « signature numérique » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils ne désignent pas exactement la même chose. Une signature électronique est une simple image d’une signature manuscrite. À l’inverse, une signature numérique est une signature électronique qui utilise un chiffrement supplémentaire pour sécuriser l’authenticité du document. Elle repose sur une infrastructure à clé publique (PKI) qui permet de créer et de stocker des clés de sécurité.
Dans de nombreux cas, une signature électronique suffit, mais pour des contrats hautement sécurisés, une signature numérique est généralement requise.
Comment créer une signature électronique
Avec la démocratisation des signatures numériques dans les environnements de travail à distance, savoir créer une signature électronique est plus important que jamais. Nous allons vous expliquer comment signer un document PDF ou Word, ainsi que comment utiliser des outils comme Adobe Fill & Sign et des logiciels de signature numérique tiers.
Créer une signature électronique dans Word
Si vous recherchez une solution économique, Microsoft Word propose plusieurs options pour ajouter une signature électronique. Voici trois méthodes pour signer un document Word (Doc. ou Docx.).
- Scanner votre signature manuscrite. Cette méthode est la plus classique. Il suffit de signer un papier, de le scanner avec une imprimante, puis d’insérer l’image dans Word via la fonction “Insertion” ou un simple copier-coller.
- Utiliser la fonction dessin. Si votre appareil est compatible avec un stylet numérique, cette option est idéale. Sinon, vous pouvez signer avec votre souris ou votre pavé tactile. Accédez à l’onglet « Dessin », choisissez une couleur, puis tracez votre signature.
- Insérer une ligne de signature. Dans l’onglet « Insertion », sélectionnez « Texte », puis « Ajouter une ligne de signature ». Un cadre s’affiche pour entrer les informations du signataire. Ensuite, cliquez sur la ligne et ajoutez votre signature.
Signature électronique sur les PDF avec Adobe Acrobat
La version gratuite d’Adobe Acrobat propose de nombreuses fonctionnalités utiles, notamment la possibilité de créer facilement une signature numérique. Il suffit d’ouvrir le PDF que vous souhaitez signer, puis de cliquer sur les trois points horizontaux situés à droite de la barre d’outils supérieure. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’option « Signer ».
En cliquant dessus, vous verrez apparaître les options « Ajouter une signature » ou « Ajouter des initiales ». Sélectionnez « Ajouter une signature » et signez dans la boîte qui s’affiche.
Utiliser d’autres programmes Adobe
Bien que l’application Adobe Acrobat soit un moyen efficace de signer des documents sur ordinateur, Adobe propose également des applications pour Android et iOS. Si vous devez signer un document sur une tablette, un smartphone ou un iPad, vous pouvez télécharger Adobe Acrobat Sign ou Adobe Fill & Sign.
Adobe Acrobat Sign. Ce service vous permet d’envoyer, de signer, de gérer et d’archiver des documents et formulaires avec des signatures électroniques valides. Vous pouvez utiliser la version en ligne ou mobile pour signer des documents, demander des signatures et suivre l’avancement du processus.
Adobe Fill & Sign. Après avoir créé un compte Adobe Sign, vous pouvez télécharger votre fichier PDF sur la plateforme. Adobe Sign génère alors un lien que vous pouvez partager avec les autres signataires. Ils pourront signer directement en ligne et une fois toutes les signatures collectées, vous recevrez une notification pour télécharger le document finalisé.
Créer une signature numérique avec Google Docs
Contrairement à Microsoft Word, Google Docs est entièrement gratuit et accessible à toute personne possédant un compte Google. Voici comment signer un document avec Google Docs :
- Ouvrez le document que vous souhaitez signer dans Google Docs.
- Cliquez sur « Insertion » dans la barre de menu supérieure.
- Sélectionnez « Dessin » dans le menu déroulant.
- Cliquez sur « Nouveau » pour ouvrir la boîte de dessin.
- Utilisez votre souris ou votre écran tactile pour dessiner votre signature.
- Cliquez sur « Enregistrer et fermer ».
Si votre document est au format Doc. ou Docx., vous pouvez l’ouvrir directement avec Google Docs. S’il s’agit d’un PDF, vous devrez d’abord le convertir.
Utiliser un logiciel de signature numérique
Les signatures numériques sont une version avancée des signatures électroniques. Elles passent par un tiers de confiance qui vérifie l’identité du signataire via une pièce d’identité et des informations personnelles. Cela garantit l’authenticité des signatures et engage légalement les signataires à respecter les termes du contrat.
Comme ces services offrent un niveau de sécurité supplémentaire, les logiciels de signature numérique sont généralement payants.
Si vous avez besoin de signer un document ponctuellement, plusieurs plateformes proposent des essais gratuits. Voici quelques services populaires pour créer une signature numérique :
- DocuSign. Utilisé par plus d’un milliard de personnes dans le monde, DocuSign propose un essai gratuit de 30 jours sans nécessiter de carte bancaire.
- SignWell. Version gratuite pour signer jusqu’à 3 documents par mois. Les plans payants commencent à 8 $ par mois.
- HelloSign. Permet de collecter jusqu’à 20 signatures par document, avec un chiffrement de niveau bancaire. Abonnement dès 15 $ par mois.
- SignEasy. Compatible avec iPhone, iPad et Android. Offre un essai gratuit, puis abonnement dès 10 $ par mois.
- SignRequest. Simple et efficace, gratuit jusqu’à 10 documents par mois avec un essai de 14 jours sur les versions premium.
Conclusion
Avec la montée en flèche de la cybercriminalité, les fraudes et les usurpations d’identité se multiplient. Dans un environnement professionnel toujours plus numérisé, savoir signer un document PDF ou Word de manière sécurisée est devenu indispensable.
Une signature électronique fiable permet non seulement de simplifier les démarches administratives, mais aussi de garantir l’authenticité de vos documents. Ce guide vous explique comment créer et utiliser une signature électronique en toute sécurité, afin de protéger vos informations et signer vos contrats en quelques clics.
Si vous souhaitez protéger vos données et éviter les risques de fraude, utilisez un VPN comme CyberGhost. Notre VPN chiffre vos connexions avec un niveau de sécurité militaire pour que vous puissiez signer vos documents en toute tranquillité.
FAQ
Une signature électronique est une version numérisée d’une signature manuscrite. Elle permet de signer des documents numériques, tels que des contrats PDF ou Word. Vous pouvez les créer avec Microsoft Word, Adobe Acrobat et les envoyer en toute sécurité avec un VPN.
Il existe plusieurs façons de créer une signature électronique. Vous pouvez la générer manuellement dans MS Word, modifier un document PDF avec Adobe Acrobat ou encore utiliser Internet Explorer. Vous pouvez également souscrire à un service tiers de signature numérique pour bénéficier d’une sécurité renforcée et garantir l’authenticité de votre signature. Parmi les solutions les plus populaires, on retrouve DocuSign, SignWell et HelloSign.
Oui, vous pouvez créer une signature électronique gratuitement en utilisant les fonctionnalités de signature disponibles dans Word ou en modifiant un document PDF. Si vous souhaitez obtenir une signature numérique authentifiée sans frais, vous pouvez profiter d’une période d’essai gratuite sur une plateforme de signature numérique.
Dans certains cas, une signature électronique peut simplement être saisie au clavier. Cependant, certains contrats peuvent exiger une signature manuscrite numérisée ressemblant à votre signature habituelle. CyberGhost VPN chiffre votre connexion lorsque vous envoyez des documents signés importants.
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