テクノロジーの進化に伴い、リモートワークやオンラインでのコラボレーションが増える一方で、サイバー犯罪のリスクも高まっています。2017年から2021年の間に、サイバー犯罪の件数は290万件から576万件へと増加し、その多くは詐欺に関連するものでした。また、個人情報の盗難も、この期間に3倍以上に増加しています。
そのため、PDFやWord文書への署名方法、電子署名の作成方法を理解しておくことは、セキュリティと真正性を確保するために重要です。
電子文書への署名を求められたことがあるかもしれません。その際、初めてだと戸惑い、PDFやWord文書にどのように署名するのかをネットで調べることになったかもしれません。
では、電子署名とは一体何か？そして、簡単に作成する方法は？ 本記事では、必要な情報をすべて解説します。
電子署名・デジタル署名とは？
電子署名とは、手書きの署名をデジタル化したものであり、電子文書への署名を行うために使用されます。 多くの国で法的に有効とされ、契約書や合意書などの公式文書でよく使われています。
一般的な電子署名は、手書きの署名をスキャンした画像です。
しかし、より高度な電子署名である「デジタル署名（eサイン）」は、暗号技術を用いて署名の真正性を保証します。
電子署名は、紙やインクを必要とせず、安全かつ便利に文書へ署名する方法として広く利用されています。
電子署名の安全性は？
電子署名の種類によって、セキュリティレベルは異なります。認証手順が多い電子署名ほど安全性が高く、デジタル署名は改ざん防止機能やエンドツーエンドの暗号化が可能です。
これにより、厳格な認証要件を満たし、多くの用途で手書き署名の代替として法的に認められています。
信頼できる電子署名プロバイダーを利用すれば、銀行レベルのセキュリティを確保することも可能です。
もし、署名済みの文書のセキュリティが心配なら、VPNを利用して非公開にするのもおすすめです。CyberGhost VPNなら軍事レベルの暗号化を施し、CyberGhost VPNで電子署名を安全に管理し、電子署名をやり取りできます。
電子署名とデジタル署名の違い
電子署名とデジタル署名はよく混同されますが、実は異なります。
電子署名は手書きの署名を画像として保存したものですが、デジタル署名は暗号技術を利用した、よりセキュアな署名方法です。
デジタル署名は「公開鍵基盤（PKI）」を活用し、安全な鍵の生成と保管を行います。
電子署名の作成方法
デジタル署名が一般的になりつつある今、リモートワーク環境でも、安全に電子署名を作成する方法を知っておくことが重要です。
ここでは、PDF/Word文書への署名方法や、Microsoft Word、Adobe Fill and Sign、サードパーティの認証ソフトを使った方法を紹介します。
Microsoft Wordで電子署名を作成する方法
Microsoft Wordを使えば、無料で簡単に電子署名を作成できます。以下の3つの方法を試してみましょう。
- 手書きの署名をスキャンする
紙に手書きした署名をスキャンし、Wordの「挿入」機能を使って追加する。 - 「描画」機能を使う
タッチスクリーン対応デバイスなら、ペンツールで直接署名が可能です。 - 「挿入」→「テキスト」→「署名」
署名欄を追加し、そこに署名画像をアップロードします。
Adobe AcrobatでPDFに電子署名をする方法
無料版のAdobe Acrobatには、電子署名を簡単に作成できる便利な機能が搭載されています。
署名したいPDFを開き、右上のツールバーにある3つの点をクリックしてください。ドロップダウンメニューの中に「署名」というオプションがあります。
これをクリックすると、「署名を追加」または「イニシャルを追加」のオプションが表示されます。「署名を追加」を選択し、表示されたボックスに署名を入力しましょう。
その他のAdobeプログラムを使う
Adobe Acrobatはデスクトップ上での署名作成に適していますが、AdobeはAndroidやiOS向けのアプリも提供しています。タブレットやスマートフォンで署名する場合は、Adobe Acrobat Sign または Adobe Fill and Signをダウンロードすると便利です。
Adobe Acrobat Sign
Acrobat Signを使用すると、電子署名を利用して文書やフォームを送信、署名、管理、アーカイブできます。オンライン版やモバイルアプリを利用し、他の人に署名を依頼したり、署名の進行状況を確認できます。
Adobe Fill and Sign
Adobe Signのアカウントを作成すると、PDFファイルをアップロードし、署名用のリンクを生成できます。リンクを共有すれば、署名者はオンラインで名前を入力し、署名を作成できます。
全員の署名が完了すると、Adobe Signから通知が届き、署名済みの文書をダウンロードできるようになります。
Googleドキュメントでデジタル署名を作成する
Microsoft Wordとは異なり、Googleドキュメントは完全に無料で、Googleアカウントがあれば誰でも利用できます。Googleドキュメントで文書に署名する手順は以下の通りです：
- Googleドキュメントで署名したい文書を開く
- 上部のパネルから「挿入」をクリック
- ドロップダウンメニューから「図形描画」を選択
- 「新規作成」を選択し、描画ボックスを開く
- マウスまたはタッチスクリーンを使って署名を描く
- 「保存して閉じる」をクリック
PDFファイルの場合は、Googleドキュメントで開く前に変換する必要があります。
デジタル署名ソフトウェアを使用する
デジタル署名は、電子署名の次のレベルに位置するセキュリティ機能です。署名者は、身分証明書や個人情報の確認を行う第三者機関を通じて、本人確認を受ける必要があります。これにより、署名の信頼性を高め、署名者は契約条件を法的に遵守する責任を負います。
まとめ
サイバー犯罪は近年急増しており、被害の多くが詐欺や個人情報の盗難に関連しています。
リモートワークの増加に伴い、契約書や業務上の書類をオンラインで署名する機会が増えています。そのため、PDFやWord文書への署名方法や電子署名の作成方法を理解しておくことは、業務の効率化に不可欠です。
この記事で紹介した方法を活用すれば、スムーズに契約書や合意書への署名ができるでしょう。
また、署名した文書のセキュリティが心配な場合は、CyberGhost VPNを活用するのがおすすめです。
軍事レベルの暗号化を提供する当社のVPNを使えば、詐欺や個人情報の盗難のリスクを防ぎながら、安全に署名を管理できます。
よくある質問（FAQ）
電子署名とは、手書きの署名をデジタル化したものです。PDFやWordの契約書や合意書などの電子文書に署名するために使用できます。Microsoft WordやAdobe Acrobatを使って作成し、VPNを活用して安全に送信できます。
電子署名を作成する方法はいくつかあります。MS Wordで手動で作成したり、Adobe AcrobatやInternet ExplorerでPDFを編集することも可能です。また、追加のセキュリティと信頼性の保証のために、サードパーティのデジタル署名ソフトウェアを利用することもできます。人気のプロバイダーには、DocuSign、SignWell、HelloSignなどがあります。
WordやPDFの編集機能を使って無料で電子署名を作成できます。
認証されたデジタル署名を無料で作成したい場合は、デジタル署名プラットフォームの無料トライアルを利用することも可能です。
場合によっては、入力した電子署名でも十分なことがあります。しかし、一部の契約では、手書きの署名に近いデジタル署名が求められることもあります。
CyberGhost VPNを使用すれば、署名済みの重要な文書を送信する際に接続を暗号化できます。
コメントを残す